Kuidas korraldada kogukonnasündmust?

Kogukonnasündmused aitavad tugevdada kogukonnatunnet ja arendavad kogukonda pakkudes inimestele võimaluse koos panustada ühise eesmärgi nimel ja koos ka tulemust nautida. 

Selles postituses kirjeldame kogukonna sündmuse korraldamise põhiprintsiipe, mis said kirja pandud analüüsides MTÜ Tänavafestival tegevust võrreldes kogukonna põhiprintsiipidega, kaasates kogukonna liikmeid, linnaosavalitsuse esindajaid, arengueksperti jt.

Tänavafestival MTÜ on üheksa tegevusaasta jooksul võimaldanud sündida mitmetel suursündmustel, mis inimesed kokku toovad, pakuvad ühelt poolt võimalust ennast, oma teenuseid, tooteid ja loomingut tutvustada ja müüa, teisalt aga pakuvad meelelahutust festivali külalistele sh turistidele. Oleme eelistanud laval asumi noori artiste ja andnud neile võimaluse eneseteostuseks. Üks olulisemaid festivale on Kalamaja päevad, mis on tagasi liikumas juurte juurde ehk siis suureks äriliseks festivaliks kasvanud Kalamaja sünnipäev. Kogukonna aasta suurima ja kõige olulisema sündmuse sisu loovad Kalamaja kogukonna liikmed – inimesed, kes elavad ja/ või tegutsevad Kalamajas.

Meie korraldatud sündmused on iga aastaga aina enam populaarsust võitnud ja külastajate arv on üle 10000 inimese sündmuse kohta. Tänaseks on meil ühingus olemas võimekus ja kogemused, et nõustada suursündmuste korraldamist üle Eesti ja huvi arendada oma teadmisi ja oskusi just kogukondlikest printsiipidest lähtuvate sündmuste korraldamiseks. Soovime keskenduda järgmistel aastatel ühingu kogukonnatunde võimestamise kompetentside omandamisele ja arendamisele. 

Perioodil 1. august – 30. november 2024 viisime läbi KÜSKi vabaühenduste arenguhüpet ettevalmistava 2024. aasta taotlusvoorust toetust saanud projekt “Ühingu kogukonnatunde võimestamise kompetentside arendamise tegevuskava aastateks 2025 – 2028.” 

Postituse sisust on abi kõigil neil, kellel on soov mõista kogukonna sündmuseks olulisi aspekte ja olla kogukonna eestvedaja, tagant lükkaja ja võimestaja.

Mainin kohe ära, et kogukonnatöö on väljakutseid esitav. Inimeste usalduse võitmise ja koos toimima panemise võtmeks on suhete loomine, personaalne suhtlemine ja inimestele oluliste tegevuste elluviimise toetamine ja tulemused, mis tekitavad, arendavad ja hoiavad usaldust.

Kogukonna võimestaja olemus

Kogukonna võimestaja on inimene, organisatsioon või grupp, kes toetab ja innustab kogukonna liikmeid oma potentsiaali avastama ja kasutama, et parandada nende elukvaliteeti ja lahendada ühiseid probleeme.

Praegusel hetkel on kogukonnatöö võimestamine riiklikul tasandil üheks oluliseks prioriteediks, kuna ajalugu on näidanud, et vaid tugevad kogukonnad aitavad riigid läbi raskuste. Kogukonna eestvedajaid kogutakse kokku, neile pakutakse keskkonda ja võimalusi arenguks ning nende tegevusi kogukonna eestvedajatena toetatakse. Loodud on Kogukonna eestvedajate kogukond, mille FB grupp on siin: Kogukonna eestvedajate kogukond ja Kogukonnaveeb, kus on kasulikku toetavat infot.

ÜLESANNE – enesehinnang. Millised on siis kogukonna võimestaja rollid ja tema tegevuse eesmärk? Loe ja vaata, kas tunned end ära.

Võimestaja rollid:

1. initsiaator – algatab arutelusid ja tegevusi, mis toovad kogukonna liikmed kokku;
2. vahendaja – loob koostöövõimalusi kogukonna ja omavalitsuse, organisatsioonide või ettevõtete vahel;
3. kuulaja ja nõustaja – võtab arvesse kogukonna vajadusi, muresid ja ideid ning aitab leida lahendusi;
4. harija – jagab teadmisi ja oskusi, mis aitavad kogukonna liikmetel iseseisvalt tegutseda;
5. motivaator – innustab inimesi olema aktiivsed, osalema ja võtma vastutust oma kogukonna eest.

Võimestamise eesmärgid:

• kogukonna sidusus – aidata liikmetel tunda end üksteisega seotuna ja tugevatena;
• autonoomia kasv – anda kogukonnale vahendid ja teadmised probleemide iseseisvaks lahendamiseks;
• võrdsed võimalused – tagada, et igaüks saaks kaasa rääkida ja osaleda;
• kestlik areng – luua jätkusuutlikke lahendusi, mis toetavad kogukonna pikaajalist heaolu.

Võimestaja võib olla kogukonna liige ise, kes tunneb hästi piirkonna vajadusi, või väline tugiisik, näiteks projektijuht või aktivist. Eduka võimestamise eelduseks on vastastikune usaldus, koostöö ja ühised eesmärgid.

Kogukonnasündmuste kasu 

Kogukonnasündmused on ajalooliselt toetanud ühiskonnas omavahelist läbisaamist ja tugevdanud sotsiaalset suhtlemist, mis on inimestele oluline nii vaimse tervise seisukohalt kui ka elukvaliteedi tõstmiseks.

Kogukonnasündmuste kasu kogukonna liikmetele:

• sotsiaalne sidusus – loovad võimalusi kohtuda, suhelda ja tugevdada sidemeid naabritega;
• kuuluvustunne – aitavad inimestel tunda end osana suuremast tervikust;
• vaimne heaolu – pakuvad lõõgastust, rõõmu ja vaheldust igapäevaelule;
• areng ja õppimine – toetavad uute oskuste, teadmiste ja hobide arendamist.

Kasu kohalikule omavalitsusele:

• ühtehoidvam kogukond – soodustavad elanike aktiivset kaasatust ja koostööd;
• majanduslik tulu – toovad piirkonda külastajaid ja elavdavad kohalikku majandust;
• positiivne kuvand – tõstavad omavalitsuse mainet elava ja hooliva kogukonnana;
• vähenenud probleemid – toetavad sotsiaalsete probleemide, nagu üksildus ja noorte tegevusetus, ennetamist ja suurendavad piirkonna turvalisust.

Kasu ühiskonnale:

• kultuuripärandi hoidmine- säilitavad ja edendavad traditsioone, ajalugu ja kogukonnaidentiteeti;
• sotsiaalne ühtekuuluvus – vähendavad ühiskondlikku killustatust soodustades solidaarsust;
• kogemuste vahetamine – loovad platvorme, kus erinevad inimesed ja kogukonnad saavad õppida üksteiselt;
• üldine heaolu – soodustavad tervislikumat ja aktiivsemat elustiili, vähendades ühiskonna üldist stressitaset.

Kogukonna printsiibid

Kogukonna toimimise printsiipide mõistmine ja elanike kaasamine on olulised aspektid, kui soovime luua tugevat ja elujõulist kogukonda.

ÜLESANNE – ürituse hindamine. Hinda mõnd endale hästi teatud ja tuntud üritust järgnevate printsiipide alusel. Kasuta hindamisskaalat, kus 1 on olematu, 2 on mitterahuldav, 3 on rahuldav, 4 hea ja 5 väga hea.

Välja võib tuua neli peamist printsiipi: 

1. osalus – inimesed saavad kaasa lüüa kogu protsessi juures. Inimesed tunnevad end rohkem seotud ja inspireerituna, kui nad saavad aktiivselt osaleda otsuste tegemises ja tegevustes; 
2. koostöö – tehakse koostööd, korraldatakse kokkusaamisi, arutelusid, jagatakse omavahel ülesandeid ja vastutust, toetatakse teineteist. Ühised eesmärgid, partnerlus ja tugevad kogukonna sidemeid võimaldavad saavutada rohkem, kui töötatakse koos;
3. avatus ja kaasamine – midagi ei tehta salaja ja kõik arutelud ja dokumendid on avalikud, nendega on võimalik soovijatel tutvuda. Kõik saavad sõna sekka öelda otsustamisel ja kõigil on võimalus panustada vastavalt oma võimalustele ja ressurssidele. Kõikide häälte kuulamine ja erinevate arvamuste hindamine aitab luua õiglasema ja kaasavama keskkonna; 
4. kohalikud vajadused – tõhus kogukonnatöö peab olema suunatud kohalike vajaduste ja murede lahendamisele.

Kui mõtled antud hinnetele, siis kas said sündmust hinnata kõikides printsiipides hindega 5? Kas mõni printsiip sai hinde alla 3. ehk rahuldava? Mida peaks tegema, et seda kogukonna toimimise printsiipi rohkem arvestada ja ürituse korraldamisel rakendada?

Tavalise ja kogukonnaürituse võrdlus

Kogukonna üritused keskenduvad eelkõige kaasamisele, koostööle ja kohaliku kogukonna tugevdamisele. Tavalised üritused võivad olla rohkem suunatud meelelahutusele või spetsiifiliste eesmärkide saavutamisele.

Kriteerium	Tavaline üritus	Kogukonna üritus
Eesmärk	Meelelahutus, kasum või konkreetne tulemus	Kogukonna tugevdamine, sidemete loomine
Sihtgrupp	Lai publik või kindel sihtrühm	Kogukonna liikmed, kohalikud elanikud. (Avatus teistele huvilistele ja külalistele)
Osalemine	Tavaliselt passiivne – publik vaatab või kuulab	Aktiivne osalemine, kaasamine ja koostöö
Korraldajad	Ürituse spetsialistid, professionaalsed korraldajad	Kogukonna liikmed, vabatahtlikud, kohalikud
Kaasaaitamine	Vähe võimalusi osalejatel ürituse kujundamiseks	Osalejad aitavad sageli korraldamisel kaasa
Fookus	Ühepäevane või ühekordne sündmus	Pidev ja jätkusuutlik kogukonnatunne
Sisu	Professionaalne meelelahutus või spetsiifiline sisu	Kohalik sisu, mis põhineb elanike huvidel ja vajadustel
Kulu	Sageli tasuline, tulupõhine	Tasuta või minimaalse tasuga, toetudes vabatahtlikkusele
Mõju	Ajutine, meelelahutuslik	Pikaajaline, suhete ja kogukonnavaimu tugevdamine
Tagasiside	Vähemalt otsene tagasiside osalejatelt	Aktiivne tagasiside ja osalejate kaasamine otsuste tegemisel

Oluline on see, et on millega tegeleda, sest kui ürituse algatajatel on tunne, et seda üritust võiks teha, kuid kogukonna huvi puudub, siis tuleks hoolega kaaluda, kas üritus korraldada või mitte. Tihti kasvavad suuremad kogukonnasündmused ja traditsioonid välja väikestest kokkusaamistest. Ja võib juhtuda ka see, et inimesed ei tulegi kaasa enne kui neile esimesel korral üritus väiksema grupiga ära korraldada, luua lisaväärtust, näidata, et see on tore ja vahva ja hakata inimesi järjest kaasama kuniks kogukond selle omaks võtab ja tradistiooniks muudab.

Kuidas kogukonnasündmust korraldada?

Kogukonna sündmuse tegevused lähtuvad kogukonnaprintsiipidest.

Ajakava kogukonnasündmuse planeerimiseks ja läbiviimiseks

1. Planeerimise alustamine (12–16 nädalat enne sündmust)

• Koguge meeskond – kaasake vabatahtlikud, korraldajad ja vajadusel eksperdid
• Pange paika eesmärgid ja eelarve – määratlege sündmuse sihtgrupp, eesmärgid ja hinnake vajalikke kulusid
• Valige kuupäev ja koht – broneerige sündmuspaik ja kontrollige võimalikke kokkulangevusi teiste suurte üritustega.

2. Koostööpartnerite leidmine ja ressursside tagamine (8–12 nädalat enne sündmust)

• Otsige koostööpartnereid – kaasake kohalikke ettevõtteid, organisatsioone või omavalitsust, kes saaksid toetada rahaliselt, materjalidega või tööjõuga
• Kinnitage tegevused – hankige load (nt avaliku ürituse load. Avalike kogunemiste infosüsteemis AKIS on lisainfo seadustest tulenevatele nõuetele avaliku ürituse korraldamiseks) ja broneerige vajalikud teenused (heli-, valgus-, toitlustus)
• Korraldage tööjaotus – jagage meeskonnale ülesanded ja kinnitage tähtaegadega tegevuskava.

3. Reklaam ja teavitamine (4–8 nädalat enne sündmust)

• Looge reklaammaterjalid – kujundage plakatid, flaierid ja sotsiaalmeedia postitused
• Levitage infot – reklaamige sündmust sotsiaalmeedias, kohalikes ajalehtedes, kogukonnagrupis ja avalikes kohtades (nt raamatukogus või kultuurikeskuses)
• Kaasa sidusrühmad – informeerige kohalikke koole, klubisid ja kogukonna eestvedajaid, et nad aitaksid infot jagada.

4. Detailide viimistlemine (2–4 nädalat enne sündmust)

• Kinnitage osalejad – kontrollige, kas kõik esinejad, partnerid ja vabatahtlikud on valmis ja broneeritud.
• Korraldage logistika – kinnitage transpordi- ja paigaldusplaan, valmistage ette sündmuspaik ja varustage see vajalike materjalidega.
• Tehke proov – kui tegemist on lavalise või keerulisema sündmusega, korraldage vähemalt üks proov.

5. Sündmuse päev

• Kohtuge meeskonnaga – kontrollige, et kõik oleks valmis ja vastutajad teaksid oma ülesandeid
• Korraldage sündmus – jälgige, et kõik kulgeks plaanipäraselt. Lahendage jooksvaid probleeme kiiresti. Juhul kui on tegemist jätkusündmusega, siis kindlasti teavitage juba järgmise sündmuse kuupäevad, et inimesed saaksid varakult planeerida sellel osalemist

6. Tagasisidestamine ja tulemuste hindamine (1–7 päeva peale sündmust)

• Koguge tagasisidet – korraldage meeskonna ja osalejatega arutelud või jagage tagasisideküsitlus
• Analüüsige tulemusi – vaadake üle, mis läks hästi ja mida saab tulevikus paremini teha, koguge ideid
• Jagage kokkuvõtet – informeerige osalejaid ja koostööpartnereid sündmuse tulemustest ja jagage pilte ja/või videoklippe ja kordussündmuse puhul järgmise sündmuse kuupäevi
• Tänage osalejaid – saatke vabatahtlikele, koostööpartneritele ja meeskonnale tänusõnad.

Seda ajakava saab kohandada vastavalt sündmuse suurusele ja keerukusele. Väiksemate sündmuste puhul võib planeerimisaeg olla lühem, kuid põhietapid on alati oluline läbida.

Kogukonna elanike kaasamine:

1. teavitamine – kasutage erinevaid kanalit teavitamiseks – sotsiaalmeedia, kohalikud meediaväljaanded, kuulutused ja infolehed, raamatukogud, rahvamajad jms. Kindlasti tuleb teavitusi teha ennem, sündmuse ajal ja peale seda; 
2. osalemise võimalused – korraldage töötubasid, kohtumisi ja arutelusid, et inimesed saaksid oma arvamust jagada ja osaleda otsuste tegemises. Kutsuge inimesi üles kaasa mõtlema ja toetama selgitades erinevaid viise toetamiseks. Näiteks on suur toetus see, kui sündmusega seotud postitustele toetavaid kommentaare lisatakse ja postitusi jagatakse. Kui info liigub peamiselt internetis, siis kutsuge ülesse olulist infot, näiteks ürituse programmi välja trükkima ja seda viima eakamatele naabritele, kellel tõenäoliselt puudub online info saamise võimalus jne
3. vabatahtlikud ja rollid – pakkuge erinevaid võimalusi vabatahtlikuks tegevuseks ja rollide täitmiseks, et inimesed saaksid panustada oma oskustest ja huvidest lähtuvalt. Vabatahtlikele ja nende kaasajatele on loodud toetav keskkond, millega soovitame tutvuda: Vabatahtlike värav;
4. tagasiside – kuulake aktiivselt elanike tagasisidet ja kohandage tegevusi vastavalt nende soovidele ja vajadustele. Hoidke silm peal online infovool ja kommentaaridel, mis on seotud sündmuse korraldamisega ja innustage inimesi oma mõtteid jagama ja arutlema. Tihti saab sealt häid ideid tegevuste suuna muutmiseks, millegi ära jätmiseks või lisamiseks

Kokkuvõtteks võib öelda, et kogukonna kaasamine ja kogukonna sündmuste korraldamine selliselt, et need vastaks kogukonna printsiipidele on küllaltki suur väljakutse. Oluline on mõista, et igaüks ei soovi olla kogukonna aktiivne liige ega osaleda ka passiivse liikmena. Ellu tuleb viia tegevused materjaliga, mis on kättesaadav ja keskenduda sellele, mis on olemas ja mitte sellele, mis puudub.

Edu!

 

Toetab SA Kodanikuühiskonna Sihtkapital